Accueillir un visiteur ne consiste pas seulement à lui remettre un badge. Il faut également vérifier son identité selon les procédures de l’organisation, prévenir la personne visitée, lui attribuer les bons accès et connaître son statut pendant toute la durée de sa présence.
Avec COSMOS, Elsylog propose une solution de gestion des visiteurs associée au contrôle d’accès physique. Elle permet de préparer les visites, d’enregistrer les arrivées et les départs, d’éditer des badges temporaires et de tracer les passages aux accès contrôlés.
La solution s’adresse notamment aux ETI, aux grands comptes, aux sites industriels, aux collectivités et aux organisations multisites.
Vous souhaitez mieux sécuriser l’accueil de vos visiteurs ?
Préparer les visites avant l’arrivée
Le module de préavis permet aux collaborateurs de déclarer les visiteurs attendus avant leur venue.
Selon l’organisation mise en place, les informations utiles à la visite peuvent être enregistrées à l’avance :
- identité du visiteur ;
- entreprise ou organisme représenté ;
- personne visitée ;
- date et horaire prévus ;
- site concerné ;
- motif de la visite ;
- zones auxquelles l’accès pourra être autorisé ;
- durée de validité du badge.
Un circuit de validation peut être appliqué lorsque la sensibilité du site ou de la visite l’exige.
La préparation en amont facilite le travail des équipes d’accueil et réduit le temps nécessaire lors de l’arrivée du visiteur.
Contrôle en temps réel des arrivées et départs
Disposez d’une vision instantanée des visiteurs présents dans vos locaux. Cosmos enregistre et historise chaque arrivée et chaque départ afin de garantir :
- Une traçabilité complète des mouvements.
- Un comptage précis des personnes présentes.
- Une meilleure gestion des situations d’urgence.
- Une conformité renforcée avec les procédures de sécurité.
Les responsables sûreté et les équipes d’accueil peuvent ainsi consulter en temps réel l’état des présences sur l’ensemble du site.
Fluidifier l’enregistrement à l’accueil
À son arrivée, le visiteur peut être retrouvé à partir du préavis enregistré dans COSMOS. Les informations nécessaires sont vérifiées et complétées conformément aux procédures internes de l’organisation.
Lorsque le projet le prévoit, un lecteur de documents d’identité peut faciliter la saisie des informations autorisées. Son utilisation et les données collectées doivent être configurées selon la politique de sécurité et de protection des données de l’organisation.
Cette organisation permet :
- de réduire les saisies manuelles ;
- de limiter les erreurs ;
- de retrouver rapidement une visite programmée ;
- de fluidifier les périodes de forte affluence ;
- d’harmoniser les procédures entre plusieurs accueils.
Créer des badges visiteurs temporaires
COSMOS permet d’éditer des badges visiteurs personnalisés et limités à la durée de la visite.
Chaque badge peut être associé à des droits définis selon le besoin :
- bâtiment concerné ;
- zones autorisées ;
- plages horaires ;
- durée de validité ;
- profil du visiteur ;
- accompagnement éventuellement requis.
Le visiteur ne reçoit ainsi que les autorisations nécessaires à sa visite. À l’issue de celle-ci, ses droits peuvent expirer automatiquement selon les paramètres définis.
Consultez également les recommandations de la CNIL pour informer les visiteurs lors de la délivrance d’un badge.
Associer les visiteurs au contrôle d’accès
La gestion des visiteurs prend tout son sens lorsqu’elle est reliée au contrôle d’accès physique.
COSMOS permet de centraliser la préparation de la visite, la création du badge et l’attribution des autorisations. Les passages réalisés aux accès contrôlés peuvent ensuite être historisés selon la configuration du site.
Les responsables peuvent ainsi disposer d’informations sur :
- l’arrivée du visiteur ;
- l’activation de son badge ;
- les accès autorisés ;
- les tentatives d’accès refusées ;
- la fin de la visite ;
- la restitution ou l’expiration du badge.
Cette traçabilité contribue à renforcer la maîtrise des accès sans complexifier le parcours du visiteur.
Gérer les visiteurs, prestataires et intervenants extérieurs
Les sites accueillent différents types de publics : clients, fournisseurs, candidats, auditeurs, prestataires de maintenance ou intervenants ponctuels.
Le niveau de contrôle ne sera pas nécessairement le même pour chacun.
COSMOS permet de définir des procédures et des profils adaptés aux différentes catégories d’intervenants. Un prestataire technique présent pendant plusieurs jours pourra, par exemple, recevoir des droits différents de ceux accordés à un visiteur reçu pour un rendez-vous ponctuel.
Cette souplesse est particulièrement utile pour :
- les sites industriels ;
- les entreprises multisites ;
- les sièges sociaux ;
- les plateformes logistiques ;
- les établissements recevant régulièrement des prestataires ;
- les organisations comportant des zones à accès restreint.
Connaître les visiteurs présents
COSMOS enregistre les arrivées et les départs déclarés dans le système. Lorsque les entrées et sorties sont contrôlées, la solution peut également contribuer à établir un état des visiteurs présents.
La précision de cet état dépend de la configuration des accès et du respect des procédures d’entrée et de sortie.
Cette information peut aider les équipes à :
- identifier les visites en cours ;
- vérifier si un visiteur a quitté le site ;
- retrouver les informations associées à une visite ;
- appliquer les procédures prévues en cas d’événement ;
- préparer les états nécessaires aux responsables sûreté.
Centraliser la gestion de plusieurs sites
Pour une organisation multisite, la multiplication des fichiers, registres et procédures complique rapidement la gestion des visiteurs.
COSMOS permet d’harmoniser les pratiques tout en tenant compte des contraintes propres à chaque implantation.
Selon l’architecture retenue, l’organisation peut :
- administrer plusieurs accueils ;
- définir des profils communs ;
- conserver des règles particulières par site ;
- centraliser les informations utiles ;
- faciliter le pilotage par les équipes sûreté ;
- produire des rapports adaptés à chaque périmètre.
Protéger les données des visiteurs
La gestion des visiteurs implique le traitement de données personnelles. Chaque organisation doit déterminer les informations réellement nécessaires, leur durée de conservation et les personnes autorisées à les consulter.
COSMOS permet de mettre en œuvre une gestion adaptée aux procédures définies par l’organisation. La configuration doit notamment prendre en compte :
- la finalité des données collectées ;
- les profils autorisés à les consulter ;
- les durées de conservation ;
- les règles de suppression ou d’archivage ;
- la traçabilité des opérations ;
- les obligations d’information des visiteurs.
Elsylog accompagne le paramétrage technique de la solution. La définition des règles de traitement reste sous la responsabilité de l’organisation utilisatrice.
Pourquoi choisir COSMOS pour la gestion des visiteurs ?
COSMOS réunit au sein d’un même environnement :
- les préavis de visite ;
- l’enregistrement des arrivées et des départs ;
- l’édition de badges ;
- les droits d’accès temporaires ;
- la traçabilité des passages contrôlés ;
- la gestion des catégories de visiteurs ;
- le suivi des visites ;
- les rapports nécessaires à l’exploitation.
Cette approche évite de dissocier l’accueil du système de contrôle d’accès physique.
Questions fréquentes
Un badge visiteur peut-il être limité dans le temps ?
Oui. Les droits associés au badge peuvent être définis pour une période et des horaires déterminés.
Peut-on restreindre un visiteur à certaines zones ?
Oui. Les autorisations sont attribuées selon le profil et le motif de la visite.
COSMOS peut-il gérer les prestataires ?
Oui. Des profils distincts peuvent être définis pour les visiteurs, fournisseurs, prestataires ou intervenants extérieurs.
La solution convient-elle aux organisations multisites ?
COSMOS peut être déployé dans une architecture multisite et configuré selon les règles de chaque implantation.
Peut-on savoir si un visiteur est encore présent ?
COSMOS enregistre les arrivées et départs. Un état plus précis peut être obtenu lorsque les entrées et sorties sont contrôlées et que les procédures sont respectées.