Vous êtes passionné(e) par la coordination, l’organisation et la conduite de projets ambitieux, tout en gardant un oeil sur la qualité, les délais et les coûts ? Rejoignez notre entreprise et devenez un véritable pilier de nos projets stratégiques !
Pourquoi ce poste est fait pour vous ?
Ce rôle pivot, à la croisée de la technique, de la gestion et de la relation client, offre une richesse de missions variées et stimulantes. Vous serez au coeur de nos opérations, en étroite collaboration avec le Responsable d’affaires et sous la Direction de notre service technique.
Vos missions au quotidien :
En tant que chargé(e) de projet, vous serez responsable de mener à bien des projets de A à Z, en garantissant leur livraison dans les délais impartis et selon les exigences de qualité.
Missions en phase d’avant-vente :
- Participer au recueil des besoins clients ou à l’analyse des appels d’offres.
- Définir les solutions à mettre en oeuvre en collaboration avec l’équipe produits, y compris les développements spécifiques nécessaires.
- Proposer un calendrier d’exécution pour la réalisation du projet.
Planification :
- Élaborer un plan de tâches nécessaires basé sur le calendrier d’exécution établi.
- Garantir la disponibilité des ressources internes et externes pour les tâches
Communiquer avec les clients sur les jalons, les tâches à réaliser et les livrables nécessaires.
Gestion des commandes :
- Lancer les commandes pour les services sous-traités, les achats, et la production de matériel nécessaire.
- Passer les commandes tout en prenant en compte les délais de livraison et en accord avec le planning défini.
- Soumettre les demandes d’achat à validation selon la planification et les montants.
Documentation et livrables :
- Rédiger les comptes rendus et livrables définis à chaque étape du projet.
- Garantir la disponibilité de la documentation spécifique aux besoins clients.
- Rédiger les spécifications du système client en s’appuyant sur les spécifications des produits Elsylog.
- Coordonner avec l’équipe Support pour obtenir des guides d’administration et de maintenance adaptés aux besoins clients.
Réception des commandes fournisseurs et validation des factures :
- Gérer la réception des commandes fournisseurs, vérifier leur conformité et effectuer la réception informatique des matériels/prestations.
- Valider les factures correspondantes.
Facturation client :
- Superviser la facturation client et la réception des travaux/prestations.
- S’assurer de :
- La conformité avec l’offre initiale.
- L’obtention du procès-verbal après achèvement.
- La mise en place des actions nécessaires pour lever les réserves.
- Suivre les litiges et recouvrements éventuels.
Suivi de projet :
- Surveiller l’avancement du projet et notifier les parties prenantes des prochaines tâches et du calendrier prévu.
- Vérifier régulièrement que les processus projets sont bien mis en oeuvre et rapporter à la direction sur l’état d’avancement.
- Gérer les dépenses et s’assurer que les engagements budgétaires du devis sont respectés.
- Identifier les demandes d’évolutions non couvertes par l’offre initiale et les transmettre à l’équipe commerciale.
Interface technique et reporting hebdomadaire :
- Servir de lien technique entre les différentes parties et fournir un reporting hebdomadaire sur l’état du projet.
Les avantages qui vous attendent :
- Pack informatique complet : ordinateur portable, téléphone mobile et pack Office pour travailler efficacement.
- Mobilité facilitée : véhicule de fonction mis à disposition + remboursement des frais de déplacement (sur justificatifs)
Devenez notre prochain(e) expert(e) !
Vos compétences :
- 5 ans d’expérience minimum en tant que chargé(e) de projets. Cerise sur le gâteau ? Des connaissances ou une expérience en contrôle d’accès sécurisés.
- Grande maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et des environnements numériques collaboratifs.
Vos qualités personnelles :
- Rigoureux(se) et organisé(e) : l’administration et la gestion des process n’ont aucun secret pour vous.
- Polyvalent(e) : capable de jongler entre diverses responsabilités avec structure et calme.
- Doté(e) d’un excellent relationnel : vous saurez animer des réunions avec des interlocuteurs variés (parfois jusqu’à 15 personnes grand compte).
- Vous êtes autonome, mais aimez aussi travailler en transverse avec différentes équipes.
Vos atouts majeurs :
- Bonne connaissance du secteur d’activité (prestataires, clients, partenaires).
- Expertise dans les outils et méthodologies de gestion de projet.
- Maîtrise des produits, logiciels et procédures internes.
